Norm 1: Inbeheername en beheer

Kern van de norm

Een document is in beheer zodat het duurzaam toegankelijk¹ gemaakt en gehouden kan worden.²

Toelichting

Om een document duurzaam toegankelijk te maken en te houden³ moet een document in beheer zijn.⁴ Inbeheername is het opnemen van documenten in een omgeving waarin zij beheerd worden⁵. Beheer is geen eenmalige handeling, maar vraagt om een voortdurende zorg voor documenten⁶.

Die voortdurende zorg vereist ook sturing op de informatiehuishouding. Een overheidsorganisatie neemt daarom passende maatregelen en beschrijft die in de beheerregels⁷. Op basis van beschrijving worden de passende maatregelen concreet uitgewerkt. In de passende maatregelen wordt concreet beschreven hoe de organisatie de duurzame toegankelijkheid van categorieën documenten borgt⁸. Een organisatie kan in beleid opnemen hoe de passende maatregelen vorm krijgen. Passende maatregelen kunnen op basis van een risicoanalyse ⁹ invulling krijgen.

In een beheerde omgeving ⁵ zijn functionaliteiten beschikbaar waarmee (systematisch) beheer uitgevoerd kan worden op documenten ⁶. Een aantal criteria bij normen in dit toetsingskader, zoals bijvoorbeeld bij de normen over betrouwbaarheid, gecontroleerd vernietigen en metadateren geeft direct richting aan de invulling van de benodigde functionaliteit ¹⁰.

Synoniemen

Opname (DUTO), Duurzaam toegankelijk, Beheerstrategie¹⁰, Beheerregels, Beheertaken¹¹, Beheerhandelingen¹²

Normuitleg

Besturing

Voorschrift

De Inspectie toetst of regels voor het archiefbeheer van documenten zijn vastgesteld door het verantwoordelijke overheidsorgaan. ¹³

Criterium

De vastgestelde beheerregels zijn actueel.
De vastgestelde beheerregels zijn volledig.

Indicatoren

De beheerregels komen overeen met het mandaatbesluit van de organisatie.
De beheerregels zijn van toepassing op alle organisatieonderdelen die onder de verantwoordelijkheid van de organisatie vallen.

Voorschrift

De Inspectie toetst of in de beheerregels, in ieder geval per categorie ¹⁴ documenten een omschrijving is opgenomen van de passende maatregelen die het verantwoordelijke overheidsorgaan neemt om de documenten: ¹⁵

a) duurzaam toegankelijk te maken,¹⁶

b) te vernietigen. ¹⁷

Voorschrift

De Inspectie toetst of de organisatie, in ieder geval per categorie ¹⁸ passende maatregelen heeft genomen om documenten: ¹⁹

a) duurzaam toegankelijk te maken,

b) te vernietigen.

Criterium

In de passende maatregelen is opgenomen dat documenten zich in een beheerde omgeving moeten bevinden.
In de passende maatregelen zijn in ieder geval de onderwerpen overzicht, vinden en beschikbaarstellen, ordenen, metadateren, vernietigen en betrouwbaarheid opgenomen. ¹⁷
De passende maatregelen zijn opgesteld op basis van een risicobenadering.
Een categorie, waar passende maatregelen voor zijn genomen, heeft een relatie met een selectiebesluit.

Indicatoren

Er is een informatiebeheerplan dat toetsbare doelstellingen verbindt aan een voortdurende verbetercyclus.²⁰
De organisatie heeft archiveren by design geïmplementeerd.
Het is duidelijk welke passende maatregelen van toepassing zijn op verschillende categorieën overheidsinformatie.
Er zijn werkinstructies, procedures en handboeken voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van documenten.
De categorieën komen overeen met categorieën documenten die korter dan tien jaar, langer dan tien jaar, of blijvend te bewaren zijn volgens een selectiebesluit, of komen overeen met categorieën documenten in een selectiebesluit.

Voorschrift

De Inspectie toetst of het verantwoordelijke overheidsorgaan de door hem vastgestelde beheerregels, inclusief de omschrijving van de passende maatregelen, openbaar heeft gemaakt. ²¹

Voorschrift

De Inspectie toetst of het verantwoordelijk overheidsorgaan inzichtelijk heeft welke categorieën documenten gemigreerd, geconverteerd of vervangen moeten worden. ²² Alleen wanneer dergelijke categorieën bestaan, toetst de Inspectie of in de beheerregels een omschrijving is opgenomen van de passende maatregelen voor migratie, conversie en vervanging.

Voorschrift

De Inspectie toetst of in de beheerregels²³ de beheertaken op zowel leidinggevend als uitvoerend niveau zijn beschreven. ²⁴ Dit betreft in ieder geval een omschrijving van de volgende beheertaken: ²⁵

het (doen) ontwerpen van selectiebesluiten; ²⁶
het (doen) overbrengen van documenten naar een archiefdienst en (eventueel) het stellen van openbaarheidsbeperkingen voor documenten van die overbrenging; ²⁷
het opslaan en verwerken van documenten binnen de Europese Unie; ²⁸
het maken van een overzicht, het ordenen en het metadateren. ²⁹

Criterium

De beheerregels voor de beheertaken zijn actueel.
De beheerregels voor de beheertaken zijn volledig.
De verantwoordelijkheden voor de beheertaken zijn beschreven.
In een strategisch informatie overleg (SIO) ³⁰, of een soortgelijk overleg, worden keuzes gemaakt over het ontwerp en de inrichting van de informatiehuishouding die van invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van documenten.³¹

Indicatoren

Documenten zijn herleidbaar naar een categorie in het selectiebesluit.
De organisatie heeft geen achterstanden in de overbrenging van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats.
De organisatie heeft inzichtelijk welke overheidsinformatie er in beheer is.

Voorschrift

De Inspectie toetst of in de beheerregels een nadere omschrijving is opgenomen over de wijze waarop het archiefbeheer van documenten periodiek wordt geëvalueerd³², onderzocht en indien nodig wordt bijgesteld. ³³

Feitelijk beheer

Voorschrift

De Inspectie toetst of alle ³⁴ door het verantwoordelijk overheidsorgaan opgemaakte en ontvangen documenten worden opgenomen in een beheerde omgeving ³⁵ waar zij duurzaam toegankelijk worden gemaakt en gehouden. ³⁶

Criterium

In een beheerde omgeving is een document:
- binnen een redelijke termijn vindbaar³⁷, beschikbaar³⁸ en leesbaar³⁹;
- opgenomen in een overzicht; ⁴⁰
- gemetadateerd; ⁴¹
- gekoppeld aan een ordening; ⁴²
- niet onderhevig aan verlies, dus tijdig gemigreerd, geconverteerd en vervangen; ⁴³
- betrouwbaar; ⁴⁴
- volgens een selectiebesluit gecontroleerd vernietigd. Dit geldt niet voor documenten die op elk moment mogen worden vernietigd. ⁴⁵

Reikwijdte

Alle documenten moeten in beheer zijn. Ook de documenten die op elk moment mogen worden vernietigd.

Gerelateerde onderwerpen

Opname
Archiveren by design⁴⁶
Beheerbeleid
Vindbaar
Migratie en conversie
Metadata
Overzicht
Ordening
Kwaliteitssysteem / periodieke evaluatie

Referenties

Ab, artikel 2.1, lid 1. ↑
Aw, artikel 4.1, lid 1. ↑
Aw, artikel 4.1, lid 1. ↑
Ab, artikel 2.1, lid 1. Dit sluit aan bij de "Position Paper nieuwe Archiefwet", NEN commissie voor informatie- en archiefmanagement en de VNG Adviescommissie Archieven, onder H2, Toelichting "in control zijn". ↑
Functies | Nationaal Archief ↑
Deze toelichting is ontleend aan de kennisbank van het Nationaal Archief. De algemene archiefnorm NEN-ISO 15489-1:2016 gebruikt andere begrippen die uitdrukken aan welke kenmerken documenten moeten voldoen om als gezaghebbend bewijs te kunnen dienen: documenten dienen authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar te zijn en daartoe worden beheerd in systemen die betrouwbaar, veilig, afdoende, uitgebreid en systematisch zijn. ↑
Kamerstukken II 2018/19, 35 112, nr. 2. Dit sluit tevens aan op artikel 6.1 van de novelle bij de Woo. ↑
AW, artikelen 4.1 en 4.2 en de toelichting in de AR (AR, Toelichting, Algemeen Deel, onder Vinden, weergeven, exporteren en raadplegen – pagina 36) ↑
Verwijzing naar kopje risicoanalyse in de introductie. ↑
Kamerstukken II 2021/22, 35968, nr. 3, Beheerstrategie, p.15. ↑
Ar, Toelichting, H1, eisen die van toepassing zijn op alle documenten & H1 uitplaatsing. ↑
Ar, Toelichting, H2, duurzame toegankelijkheid, overzicht. ↑
Aw, artikel 4.2, eerste lid. ↑
Categorie is vormvrij, maar moet wel een relatie hebben met het selectiebesluit. ↑
AW, artikel 4.2, tweede lid, sub b. ↑
Aw, artikel 4.2, tweede lid, sub b. ↑
Aw, artikel 4.2, tweede lid, sub b. ↑
Categorie is vormvrij, maar moet wel een relatie hebben met het selectiebesluit. ↑
Aw, artikel 4.1, eerste lid. ↑
Aw, geconsolideerde versie, Memorie van toelichting, 4.3 Duurzame toegankelijkheid, beheerstrategie, p. 46. ↑
Aw, artikel 4.2, derde lid. ↑
Ab, artikelen 2.2, 2.3, 2.4. ↑
Aw, artikel 4.2, eerste lid. ↑
Kamerstukken II 2021/22, 35968, nr. 3, paragraaf 4.3, Duurzame toegankelijkheid, beheerstrategie, 2e alinea. ↑
Aw, artikel 4.2. ↑
Kamerstukken II 2021/22, 35968, nr. 3, paragraaf 2.2, Zorgdrager of verantwoordelijk overheidsorgaan. ↑
Kamerstukken II 2021/22, 35968, nr. 3, paragraaf 2.2, Zorgdrager of verantwoordelijk overheidsorgaan. ↑
Ar, Toelichting, Algemeen deel, H1 Eisen die van toepassing zijn op alle documenten. Dit kan nog een hyperlink worden naar normblad over werken in de cloud. ↑
Ar, Toelichting, Algemeen deel, H1 Eisen die van toepassing zijn op alle documenten. ↑
Ab, Nota van Toelichting, 8. Implementatie, SIO. ↑
Ab, Nota van Toelichting, 8. Implementatie, SIO. ↑
Dit heet in de AW1995 "kwaliteitssyteem". ↑
Aw, artikel 4.2, tweede lid, sub c. ↑
Aw, artikel 4.1, tweede lid. ↑
Dit hoeft geen systeem te zijn zoals een documentmanagementsysteem. Een beheerde omgeving is een omgeving met functionaliteiten en voorzieningen waarmee een organisatie in staat is om documenten te beheren volgens de normen uit de archiefwet- en regelgeving. ↑
Aw artikel 4.1 en Ab artikel 2.1; Kamerstukken 2022/23, 35968, nr. 8, Eerste nota van wijzigingen, Onderdeel C (artikel 4.1). ↑
Ab, artikel 2.1, eerste lid, sub a. ↑
Ab, artikel 2.1, eerste lid, sub b. ↑
Ab, artikel 2.1, eerste lid, sub c. ↑
Ar, artikel 2.3. ↑
Ab, artikel 2.1, sub d en Ar, artikel 2.5. ↑
Ab, artikel 21, sub d en Ar, artikel 2.2. ↑
Ab, artikel 2.1, eerste lid, sub f en artikelen 2.2, 2.3 en 2.4. ↑
Ab, artikel 2.1, eerste lid, sub e. ↑
AB, art. 4.1, derde lid. ↑
Hyperlink naar DUTO. ↑