Inbeheername en beheer
Een document is in beheer zodat het duurzaam toegankelijk{ref:1} gemaakt en gehouden kan worden.{ref:2}
Normen
De Inspectie toetst of een document in beheer is, zodat het duurzaam toegankelijk gemaakt en gehouden kan worden. Een document is in ieder geval:
Overzicht
De organisatie heeft een overzicht van welke documenten (d.w.z. papieren en digitale stukken, waaronder e-mail, overheidsinformatie in databases, overheidsinformatie op websites of overheidsinformatie op sociale media kanalen) ze onder zich heeft en waar die zich bevindt.
Ordenen
Documenten zijn gekoppeld aan een ordening. Een ordeningsstructuur is een onmisbaar instrument voor het beheer van documenten.
Metadateren
Documenten zijn gemetadateerd zodat hun onderlinge samenhang bekend is, hun betrouwbaarheid kan worden aangetoond, gevonden kunnen worden, opgenomen kunnen worden in een overzicht, toekomstbestendig worden gehouden en geselecteerd kunnen worden voor gecontroleerde vernietiging.
Betrouwbaar
Een document moet aantoonbaar betrouwbaar zijn, dat wil zeggen dat het document is, wat het zegt te zijn.
Vindbaar
Een document moet binnen een redelijke termijn na creatie of ontvangst vindbaar, beschikbaar en leesbaar zijn.
Gecontroleerd vernietigen
Documenten moeten gecontroleerd vernietigd worden.
Periodieke evaluatie
[PLACEHOLDER: vul kern in]
Leeswijzer
Per normpagina vindt u de volgende onderdelen:
- Kern van de norm — een korte samenvatting van waar de norm over gaat
- Toelichting — een uitgebreidere uitleg van de norm
- Synoniemen — alternatieve termen die in de praktijk voor hetzelfde concept worden gebruikt
- Normuitleg — een gedetailleerde uitwerking met per onderdeel:
- Voorschrift — wat de norm voorschrijft
- Criterium — waaraan getoetst wordt
- Indicator — hoe wordt vastgesteld of aan het criterium is voldaan
- Reikwijdte — op welke documenten het voorschrift van toepassing is
- Gerelateerde onderwerpen — verwijzingen naar andere relevante normen